Si è tenuto a Trento nella giornata di mercoledì 20 febbraio, presso la sede del Consorzio dei Comuni, l’incontro di presentazione del progetto relativo alla registrazione delle sedute dei Consigli comunali e conservazione a norma dei file audio / video.
Un incontro al quale ho partecipato e che, nel mio ruolo di Presidente del Consiglio Comunale, mi vede in prima persona impegnato in buona parte dell’attività legata alla ripresa delle attività delle sedute del Consiglio Comunale di Riva del Garda.
Alla presenza del responsabile dell’area Innovazione – Walter Merler – e del responsabile dell’azienda Alp Informatica, sono stati affrontati i vari argomenti che riguardano il processo di diffusione, registrazione ed archiviazione delle varie riunioni dei Consigli Comunali.
A partire dalla registrazione audio / video delle sedute dei Consigli comunali per arrivare alla trasmissione delle registrazioni audio / video in diretta (streaming) e/o in differita su richiesta (on demand), attraverso il portale web; alla conservazione a norma dei file di registrazione audio / video per concludere con la generazione automatica dei verbali “sintetici” di seduta.
Rammentando le norme di riferimento – Legge Provinciale nr. 5/2017 e Determinazione nr. 120/2017 della Soprintendenza dei beni culturali, è stato descritto ogni passaggio che è necessario per attivare ed attuare la trasmissione, registrazione e verbalizzazione delle sedute consigliari attraverso lo strumento della ripresa audio e video.
Per sintetizzare i passaggi che si rendono necessari si deve tenere in considerazione che, al termine della registrazione della seduta, vengono fatte opportune verifiche di sistema che, con la richiesta di messa in conservazione, portano alla generazione del codice univoco.
Da qui può essere generato il verbale sintetico che, una volta firmato digitalmente, viene inviato per la messa in conservazione assieme alla registrazione.
Viene generato il protocollo informatico (PITRE) ed il tutto viene inviato al PARER per la conservazione. Vengono effettuati i controlli della presenza di tutti gli atti e di tutti i passaggi prima dell’invio alla definitiva conservazione. L’ente può decidere se pubblicare sulla piattaforma il video prima o dopo i controlli per la messa in conservazione definitiva.
Sono stati descritti anche i costi per l’attivazione del servizio ed il canone annuo che ciascun comune, in base alla propria densità di popolazione, dovrà sostenere per un servizio di questo tipo. Naturalmente i comuni possono scegliere anche la sola modalità audio che ha, certamente, costi molto più contenuti.
Un modo di approfondire ulteriormente i passaggi per realizzare un simile tipo di servizio, oltre alla possibilità per molti comuni di avvicinarsi a questa modalità.